GESTIÓN DOCUMENTAL


La gestión documental sirve para regular la gestión de documentos de las organizaciones que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes externos e internos.

La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este último caso, los sistemas de gestión documental pueden enlazar información contenida en bases de datos de otros sistemas.

¿Qué beneficios aporta la gestión documental?

Regula y monitorea la gestión de documentos creados por la organización. Una buena gestión documental se traduce en una gestión más eficiente de la información. Con un acceso más rápido a la información que necesitamos, seremos capaces de tomar decisiones más rápidas y efectivas. Igualmente una gestión documental nos permitirá decidir qué documentos se conservan (y por cuanto tiempo) y cuáles se pueden eliminar y cuándo. De esta forma minimizamos el riesgo de destruir por error algún documento importante o conservar información que no nos es útil.

¿Para qué sirve la gestión documental?

  • Regula la gestión de documentos de las organizaciones que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes externos e internos.
  • Permite organizar la información de una organización.
  • Establece la vida útil de cada documento y por tanto indicar el plazo de conservación del mismo.
  • Sienta las bases para la conservación permanente de todos los documentos cuyo valor así lo requiera.
  • Establece qué documentos se tienen que destruir y cuándo, así como los medios para destruir la información sensible de manera ordenada y segura.
  • Permite crear sistemas cuyo fin sea el de disponer de la forma más inmediata posible de la información contenida en el documento que necesitemos.

¿Quiénes se pueden beneficiar de una buena gestión documental?

Va destinada a cualquier tipo de empresa u organismo, tanto del sector público como del privado

Un buen sistema de gestión documental contiene los siguientes aspectos:
• Almacenamiento
• Seguridad
• Capacidad de recuperación Indexación.
El objetivo más importante de la gestión documental es que los documentos han de estar siempre que se necesiten disponibles de manera rápida y sencilla.